De basis van Basecamp — een how-to guide

Waarom gebruiken we Basecamp?

We zochten een tool die alle communicatie centreert, maar niet overdreven veel functies heeft. Zo kwamen we uit op Basecamp. Hier delen we projecten op in to do-lijstjes, waarin direct alle input en output wordt geüpload. Binnen Basecamp wijzen we taken toe aan de juiste persoon, met deadlines. Zo weet iedereen precies waar hij/zij aan toe is en wat de status is van een project. Een handig overzicht met de status van nu. 

Alles is in een overzichtelijke tijdlijn terug te vinden. We hoeven dus geen e-mails meer door te sturen met feedback of input. Dat maakt Basecamp tevens een handige tool om zaken over te dragen; alle communicatie, informatie en historie is terug te vinden op één plek. Dat is niet alleen fijn voor ons, maar ook voor onze opdrachtgevers: iedereen is altijd gelijk op de hoogte.

Starten met Basecamp: aanmelden, bekijken en aanleveren

Gaan we met een project van start? Dan ontvang je van ons een uitnodiging tot een Basecamp projectdashboard. Op dit dashboard vind je gedurende het project de laatste statussen terug. Dit is alleen toegankelijk voor de contactpersonen en het betrokken Vruchtvlees-team. We stellen het dashboard in met verschillende to do lijstjes: to do — doing — done. Voor onszelf, maar ook voor de klant.

In het dashboard zijn de to do’s gecategoriseerd op de verschillende fases van het project. Om het overzichtelijk te houden splitsen we hierin de verschillende op te leveren zaken uit. Per thread (elk losse to do-draadje) leveren wij onze producten op en kan feedback worden gegeven. Hierdoor blijft alle communicatie omtrent een bepaald onderdeel of product op één centrale plek zichtbaar. Een nieuw teamlid is na het lezen van de tijdlijn direct op de hoogte. Per to do is ook ruimte voor feedback en aanvullende vragen, na telefoongesprekken of een mailtje, vullen we deze in Basecamp onder het goede draadje aan. Van presentaties tot definitieve drukbestanden, in Basecamp vind je alles terug op het centrale project-dashboard. De voorkeur boven mailen dus! 

Geef aan wie wat moet zien

De to do’s bieden een overzicht. Bij projecten met een groot aantal deliverables, zoals Museumnacht of Theater Rotterdam, voegen we een extra to do lijst met done toe. Hier slepen we alle taken heen, die definitief zijn goedgekeurd. Een alternatieve manier van afstrepen dus! Zowel de klant als wij zien in een oogopslag wat er nog moet gebeuren en wat de status is. Wat al af is verdwijnt niet uit het overzicht. Geef per comment aan wie deze absoluut moet lezen. Met @naam krijgt de persoon automatisch een e-mail. Je kunt mensen eenvoudig aan de ‘cc’ toevoegen of verwijderen door ze te mentionen. Zo is iedereen altijd op de hoogte.

Van feedback tot nieuwe input

Binnen de to do’s vragen we de klant om input of uploaden we de gewenste deliverables. Dit doen we vanaf de start van het project. Door alles los te trekken kan er heel gericht feedback worden gegeven. Zo uploaden we bijvoorbeeld altijd onze designpresentaties in een aparte to do. Dit opent de weg voor feedback, die dan overzichtelijk onder elkaar wordt weergegeven. Ook bij specifieke vragen is er altijd een betrokken teamlid die snel antwoord kan geven.

Daarnaast bieden deze specifieke threads de mogelijkheid tot vragen of last minute aanpassingen. Je kunt deze inline invoegen en zo heel specifiek aangeven wat veranderd moet worden. Deze kunnen dan zo snel mogelijk worden meegenomen. Ook als er nieuwe aanvragen zijn, dan kunnen deze als een nieuwe to do worden toegevoegd. Op een later moment splitsen wij deze dan weer uit tot nieuwe to do’s om zo het overzicht te bewaren.

Zelf input uploaden kan in alle mogelijke vormen. Mochten de bestanden echt te groot zijn, dan voldoet een WeTransfer-link ook. Hierbij hoef je alleen de juiste documenten op je computer te selecteren en naar het berichtvenster te slepen. De getagde contactpersonen ontvangen na publicatie direct een mailtje. Dan kunnen we gelijk van start. Is het klaar? Dan vind je het eindproduct zo snel mogelijk terug in je thread.