Van offline naar online: in drie stappen naar een succesvolle online meeting

Nu je niet meer achter je vertrouwde bureau zit, is samenwerken aan nieuwe plannen een stuk uitdagender dan je gewend bent. Daarom delen we graag onze lessen voor een effectieve brainstorm via een tool als Miro, een online visueel platform voor succesvolle samenwerking. Zo kun je ook zelf effectief aan de slag met je team. Met een goede voorbereiding, handige tools en duidelijke terugkoppeling maak je van elke online meeting een succes.

Het belang van lichaamstaal

Het voordeel aan een meeting in één ruimte is dat je goed aan elkaar af kunt lezen wat je nu écht vindt. Nu de fysieke ruimte wegvalt, is het van belang een virtuele ruimte te maken via bijvoorbeeld Miro, Whereby (max. 4 personen in de gratis versie, tot 50 man in betaald account), Google Hangout of Zoom. Kies een tool die het beste bij jou en je team past. Het gebruik van video helpt om ook tijdens een online sessie lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen af te lezen.

Tijdens een videocall gelden een aantal regels:

• Communiceer het concrete doel van de meeting en kondig de agenda en methode van te voren goed aan.
• Focus op één ding: ook bij het delen van je scherm, zorg dat je geen rijtje aan tabbladen hebt openstaan. Sluit je mail en andere zaken die zorgen voor afleiding af.
• Houd elkaar bij de les: het is nogal verleidelijk om toch even je mail te checken tussendoor. Zie je iemands aandacht wegdrijven, spreek elkaar daar collectief op aan.

Miro: de tool voor online visueel teamwork

Voor ons werkt het collectief werken in Miro goed. Met virtuele post-its, presentaties en schetsen verzamelen we onze offline brainstorm nu in één overkoepelend board in plaats van onze inmiddels beruchte post-it ramen. Iedereen kan actief mee plakken en schrijven en je kan videobellen in het board zelf. Stiekem werkt het zelfs vaak beter dan een fysieke brainstorm.

Gedurende de sessie hou je een vogelvluchtperspectief. Dat helpt om snel stappen te maken en knopen door te hakken. En natuurlijk ook voor een handige terugkoppeling na de sessie.

Zo pak je het aan

1. Bepaal je doel & doelstellingen

Kies je doel: waar werk je naar toe tijdens deze meeting? De doelstelling dient als rode draad gedurende de hele sessie. Denk bijvoorbeeld aan het verhogen van conversie op je website, meer websitebezoekers trekken via Instagram of het aanspreken van een nieuwe doelgroep. Stel ‘hoe’-vragen, maar benoem geen statements als ‘we gaan onze conversie verhogen via Instagram’. Met een statement beperk je de ideeën van anderen.

Kies vervolgens een tool en brief je team op wat je wil bespreken en waar. Of je nu gaat werken in een gemeenschappelijk Google Docs of toch gaat voor een visuele brainstorm in Miro, geef je team een inleiding over hoe de tool werkt en waarom je hiervoor hebt gekozen. Zo zorg je voor draagvlak. Een goede voorbereiding geldt voor iedereen.

Stuur bijvoorbeeld een filmpje door over de werking van de tool, of nodig iedereen uit zich vast in te lezen. Moet er bijvoorbeeld nog een account worden aangemaakt? Zorg dan dat iedereen ruim van tevoren weet wat er van hem/haar verwacht wordt.

Bij Vruchtvlees werken we vaak met twee moderators: de product owner (degene die inhoudelijk de beslissingen maakt) en een projectmanager (die de tijd en overzicht in de gaten houdt). Gedurende de online sessie is het hun taak om de doelstelling voorop te houden en niet af te dwalen. Bepaal in je team wie welke taak op zich neemt. Wie houdt het overzicht? Wie hakt de knopen door? Wie houdt de tijd in de gaten? Verdeel taken voorafgaand aan de sessie.

2. De juiste methode: van snel ideeën verzamelen tot concretiseren

In welk stadium ben je? Heb je het probleem al concreet en heb je nu ideeën nodig? Ligt er een idee dat je wil gaan uitvoeren of moet je werken aan concrete stappen als een overkoepelend gevoel en briefing voor een bureau? Afhankelijk van het doel van je sessie, bieden verschillende methodes als mindmapping, de 5 why’s of een visuele brainstorm uitkomst.

→ je idee effectief concretiseren: 5 why’s

Stel, er is een te lage conversie op de website en deze zou je als bedrijf graag hoger willen zien. Dan is je hoofdvraag deze sessie ‘Hoe verhogen we de conversie?’ Een opwarmer als de vijf why’s helpt je om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en het achterliggende probleem te achterhalen.

Dat werkt als volgt, je vraagt 5x door met waarom:

Er wordt te weinig online besteld:
→ waarom?
we linken via social media niet door
→ waarom?
we hebben een doelstelling op engagement
→ waarom?
om zo te werken aan loyale klanten
→ waarom?
we hebben te weinig ambassadeurs
→ waarom?
onze klanttevredenheid is niet hoog genoeg.
→ ok, dus hoe gaan we dat samen verhogen?

Nu duidelijk is wat het echte probleem is, kun je concreet aan de slag met het oplossen daarvan. Neem voor de 5 why’s ongeveer 10 minuten, luister goed naar de eerste ideeën die al op tafel komen.

→ snel veel ideeën verzamelen: Mindmapping

Er zijn geen goede of foute ideeën of antwoorden. Verzamel rondom je overkoepelende vraag ‘Hoe verhogen we conversie’ zoveel mogelijk ideeën. Van social media formats tot extra nieuwsbrieven of aanbiedingen, iedereen plakt actief mee. Probeer zo breed mogelijk te gaan. Gaandeweg hoor je welke eisen en ideeën jullie zelf belangrijk vinden.

Geef jezelf hiervoor max. 30 minuten en ga vervolgens in 15 min. door in het clusteren van de ideeën en opstellen van eisen. Waar moet het aan voldoen? Kies vervolgens de meest kansrijke en enthousiaste ideeën in de laatse 15 min. en je hebt een mooi startpunt voor een campagne, identiteit of social media aanpak. Herhaal aanpak als je verdere concretisering nodig hebt.

Praktische tip : Miro kan ook geschreven fysieke post-its ‘lezen’. Dus als je liever aan tafel schrijft en fysieke post-its plakt, maak dan een foto en upload het in het Miro-board. Je kunt de fysieke post-it dan ook digitaal bewerken.

→ idee gekozen, en nu? Visueel brainstormen
Nu het probleem is erkend en je een idee hebt gekozen om te testen, kan de weg naar een vorm worden geconcretiseerd. Hoe pak je het aan? Wat heb je nodig? Welk gevoel en welke middelen moet je neerzetten? Creëer bijvoorbeeld een gezamenlijk Pinterest-board en verzamel stijl-elementen of tone-of-voice inzet die je met je experiment neer wil zetten. Ga even uit elkaar om dit uit te zoeken en presenteer vervolgens ieders aanpak aan elkaar. Zo vind je common grounds op de doelgroepen en beoogde resultaten.

In Miro is het gemakkelijk om beeld toe te voegen aan de ideeën die zijn bedacht om zo een gezamenlijk gevoel te creëren bij een bepaalde idee-richting. Het beeld kan dienen als inspiratie voor een briefing en gevoel van een nieuwe website, campagne of identiteit.

Tijd is je grootste vijand. Om het enthousiasme en de creativiteit te behouden, werk met tijdslots en een echte wekker. Dat houdt iedereen bij de les en zorgt dat je snel knopen moet doorhakken. Naast bovenstaande methodes zijn er natuurlijk nog veel meer. Miro heeft een aantal handige templates die je gezamenlijk in kunt vullen, maar je ontwikkelt er met hetzelfde gemak ook je eigen sessie.

3. De afsluiting

De nieuwe plannen zijn gesmeed, de sessie is voorbij. Na een fysieke meeting heb je de mogelijkheid om elkaar gedag te zeggen, op het laatste moment nog wat te vragen en elkaar de hand te schudden. Online is het zo dat iemand die de chat verlaat, de rest van het team achterlaat met een zwart scherm.

Zoals vaak wordt gezegd: in een afsluiting zitten vaak de meest waardevolle inzichten, zorg dus dat je die ook meeneemt na een online meeting. Laat mensen stemmen op ideeën, of maak een heatmap om te zien waar de meeste mensen enthousiast van worden. Neem de tijd om een virtuele brainstorm af te sluiten, ongeveer 10 minuten. Geef aan wat de vervolgstappen zijn, wat je van wie verwacht en hoe je de uitkomsten terugkoppelt. Doe dat op één centrale plek, zodat iedereen die betrokken is het altijd eenvoudig terug vindt. En mocht je nog een ijsbreker nodig hebben, met de snapcamera voeg je snel een gezellige filter toe. Dat houdt ook iedereen bij de les.

Een goed begin is dus het halve werk

Bereid je sessie en de verwachtingen goed voor. Brief je team. Kies een doelstelling en bepaal de methode en tool die daarbij past, zodat je de rest van het team de vrijheid geeft en creativiteit en productiviteit triggert. En ook belangrijk, koppel terug. Laat zien dat het niet alleen bij ideeën blijft, maar ga er direct mee aan de slag. We zijn benieuwd naar je nieuwe plannen!