Hoe waarborg je een wereldwijd netwerk van 200 scholen in 80 landenzonder de individuele docenten en educatie professionals uit het oog te verliezen? Een uitdaging waar Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland (NOB) zich elke dag voor inzet. Met Vruchtvlees ontwikkelt NOB een toegankelijk digitaal platform dat docenten wereldwijd verbindt. Ontmoet GLOBUS.
14.000 Nederlandse en Vlaamse jongeren in het basisonderwijs en voortgezet onderwijs krijgen les in hun moedertaal buiten de Nederlandse landsgrenzen. 40% van deze jongeren keren binnen vijf jaar terug naar Nederland. NOB zorgt dat de in- en uitstroom van deze groep zo goed mogelijk wordt opgevangen. Sinds 1980 ondersteunt NOB (in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) het Nederlands onderwijs wereldwijd. Inmiddels zijn scholen in meer dan 80 landen aangesloten bij NOB.
De uitdagingen
Sinds 2017 maakt NOB gebruik van platform BRON als middelpunt van online communicatie. Ondanks de positieve ervaringen van de gebruikers in het contact met NOB, kent het platform zelf een wisselend draagvlak. BRON (een Microsoft Sharepoint omgeving) wordt onder meer geplaagd door technische problemen en tekortkomingen die ontwikkelingen in de weg staan. De eerste uitdaging voor Vruchtvlees is het onderzoeken of, en welke kansen onbenut blijven om de langetermijnambities van NOB te realiseren.
Het is belangrijk om de propositie, ambities en initiële doelstellingen opnieuw in kaart te brengen en vanuit hier te vertrekken. Hiermee maken we het platform ook op de lange termijn relevant.
Om de juiste keuzes en randvoorwaarden op te stellen, is het belangrijk om aannames vroeg in het proces te vermijden. In deze onderzoeksfase is de ontwikkeling van een nieuw platform namelijk nog niet in steen gebeiteld. Met de expertise van het Vruchtvlees-team en de praktijk ervaring vanuit de NOB nemen we in verschillende werksessies het doel van het platform onder de loep. Hiervoor toetsen we onder andere de propositie, capaciteit en initiële doelstellingen aan het bestaande BRON-platform om de mogelijkheden bloot te leggen.
Feedback van de doelgroep is cruciaal om eventuele problemen van het platform objectief te beoordelen. Hiermee brengen we de juiste balans aan tussen persoonlijke belangen, overkoepelende verwachtingen en ambities. De input wordt verzameld middels gebruikersinterviews. Voor het project spreekt het Vruchtvlees-team met NOB-gebruikers uit onder meer Rwanda, New York, Saigon en Madrid.
Naast inhoudelijke feedback, blijkt al snel dat gebruikers van het platform weinig overeenkomsten delen. Los van persoonlijke belangen verschillen de organisaties sterk van elkaar, in schaal en ervaring, medewerkers zijn in verschillende mate afhankelijk van het NOB-platform voor hun dagelijkse werkzaamheden. Als conclusie sluiten we de onderzoeksfase en de gebruikersinterviews af met drie overkoepelende doelstellingen:
Medewerkers van de scholen moeten snel en zelfstandig de juiste leermethodieken en hulpmiddelen kunnen terugvinden. Tegelijkertijd is kennis niet- of onvoldoende publiek beschikbaar waardoor waardevolle ervaringen verloren gaan. Daarbij snijdt de ervaring van gebruikers aan weerszijde van het platform, enerzijds door het gebrek aan ervaring (nieuwe gebruikers), anderzijds door geharde expertise van vertrouwde gebruikers (de veteranen).
Het contrast in kennisniveau tussen nieuwe en ervaren gebruikers is waar een interessante spanning ontstaat.
Om de kennisniveau’s van gebruikers nauwer samen te brengen is het nieuwe platform verrijkt met een prominente community waarin vragen, ervaringen en documenten gemakkelijk worden gedeeld. Daarnaast is er ruimte voor de NOB zelf om contentrijke publicaties en bundelingen te publiceren op het platform.
Tijdens de interviews wordt er met lof gesproken over de toegankelijkheid en het persoonlijke contact tussen de scholen en het NOB. Het is van belang om stelling te nemen bij het faciliteren van complementaire functionaliteiten in het digitale platform. In GLOBUS, het nieuwe platform, vertrekt elke gebruiker vanuit zijn persoonlijk samengestelde dashboard gericht op hun functie en wensen.
Om vanuit weerszijde kennis met elkaar te maken is een sterke onboarding opgezet waarin gebruikers hun profiel aan de hand van enkele vragen samenstellen. Hiermee ontvangt het platform de essentiële informatie om het dashboard in te richten en kan de gebruiker direct passende actuele informatie terugvinden.
Op het dashboard worden verschillende segmenten uit de kennisbank aangereikt die actief of passief kunnen worden getoond. Dit gebeurt op basis van interesses, rol van de gebruiker als wel de regio (bijv: Azië) waarin hij/zij actief is. In een oogopslag zijn alle actualiteiten zichtbaar. Het dashboard vorm hiermee een dynamische ingang naar het ontsluiten van kennis, documenten en onderwerpen passend bij de wensen van de gebruiker. Gebruikers hebben de vrijheid om hierin zelfstandig aanvullende aanpassingen en keuzes te maken om de indeling en inhoud van het dashboard samen te stellen.
Naast het personaliseren van de gebruikersomgeving is er ruimte gelaten om terugkerende processen te optimaliseren. Een van de grote uitdagingen hierin was om het jaarlijkse subsidieproces te digitaliseren. Het nieuwe GLOBUS zorgt ervoor dat de gebruiker vanuit de website gemakkelijk gegevens kunnen delen uit een Excel bestand, zodat ook bestaande sheets kunnen worden verwerkt. Hiermee wordt het makkelijker voor schoolbestuurders om grote hoeveelheden data (zoals diploma’s en leerling lijsten) te uploaden bij het aanvragen van subsidiegelden.
De koppeling met Salesforce versoepelt hiermee ook de interne werkzaamheden bij het NOB, de gebruiker is zelfredzaam en het platform zorgt ervoor dat administratieve taken worden afgehandeld. Met Salesforce worden de gegevens van gebruikers, organisaties en aanvragen op een centrale plek bewaakt. Voor de Dutch Design Foundation maakten we al eerder met succes deze Salesforce-connectie.
Scholen, medewerkers en subsidieaanvragen worden in het nieuwe platform gemakkelijk beheerd door de gebruikers zelf. Dit zorgt voor meer actuele gegevens en een gemakkelijke overdracht tussen de adviseurs en medewerkers van het NOB en indirect voor een vermindering van de werkdruk op de administratieve processen. Vanaf nu richten adviseurs zich op hun kerntaak: het begeleiden en uitbrengen van advies op maat. Met de aanvulling van de GLOBUS community wordt de wisselwerking tussen de NOB en gebruiker optimaal benut en gestimuleerd. Het staat scholen vrij om sneller en gemakkelijker kennis te delen, vergaren en ontwikkelen.
“De samenwerking met Vruchtvlees hebben we als heel erg prettig ervaren. Ze weten goed een brug te slaan tussen de techniek en de uiteindelijke gebruikerservaring, iets wat niet altijd vanzelfsprekend is.” — Joeri Voogt, NOB
De komende maanden meten we samen met team NOB de eerste resultaten en reacties door. Aan de hand van data zetten we volgende stappen voor een wereldwijde community Nederlandse docenten en educatieprofessionals. We ontwikkelen de website door. Zo dragen we gezamenlijk bij aan de ontwikkeling van Nederlands onderwijs in het buitenland.
